Płatności ryczałtowe - webinarium
Webinarium pt. „Lump Sum in Horizon Europe – practical insights”, zorganizowane przez Biuro NCBR w Brukseli, Biuro Business & Science Poland oraz Krajowy Punkt Kontaktowy w NCBR, we współpracy z Krajowymi Punktami Kontaktowymi Litwy, Łotwy i Estonii odbyło się 6 kwietnia 2022 roku.
Płatności ryczałtowe stanowią uproszczoną formę finansowania projektów, wprowadzoną w 2018 roku w wersji pilotażowej w Programie Horyzont 2020 (przedłużoną w roku 2020), jako alternatywa dla tradycyjnego finansowania, opartego na zwrocie kosztów rzeczywistych.
Proponowane rozwiązanie, które Komisja Europejska planuje wdrażać już na szerszą skalę w projektach realizowanych w ramach Horyzontu Europa, ma zmniejszyć obciążenia administracyjne dla beneficjentów, pozwalając tym samym na ich większe zaangażowanie w część naukową i merytoryczną projektów.
Komisja Europejska wskazuje również, że ryczałt może przyczynić się do zmniejszenia poziomu błędu finansowego w programach ramowych UE w zakresie badań i innowacji, co umożliwi skuteczniejsze wydatkowanie dostępnych na badania środków (zgodnie ze sprawozdaniami Europejskiego Trybunału Obrachunkowego za lata 2019-2020 wynosi około 4% i został uznany za zbyt wysoki). Podkreśla się, że płatności ryczałtowe mogą być kluczowym środkiem do osiągnięcia tego celu w Horyzoncie Europa.
Wskazuje się, że kwoty ryczałtowe wypłacane w ramach pakietów prac znoszą obowiązek raportowania kosztów rzeczywistych i zasobów oraz mają być ułatwieniem dla beneficjentów z ograniczonym doświadczeniem, wykazując tym samym znaczny potencjał uproszczenia. Finansowanie oparte na zwrocie kosztów rzeczywistych pozostaje złożone i podatne na błędy, a możliwości dalszych uproszczeń w jego ramach określane są jako niewielkie. Finansowanie ryczałtowe ma również zwiększyć szanse podmiotów, w szczególności dotychczas nieuczestniczących, na skuteczny udział w Programie Horyzont Europa. Podkreślono, że zdecydowana większość beneficjentów obecnie otrzymuje jedną lub dwie dotacje/program, z czego pojedyncza dotacja stanowi 60% ogółu przyznawanej pomocy. Przeważającą część odbiorców stanowią podmioty z sektora MŚP, nowi beneficjenci z niewielkim lub brakiem doświadczenia, którzy potrzebują prostego modelu finansowania, szczególnie jeśli uczestniczą w programie ramowym raz na 7 lat, nie dysponując określonym personelem, procedurami i doświadczeniem w obsłudze rzeczywistych kosztów.
W okresie fazy pilotażowej płatności ryczałtowe stosowano w odniesieniu do dużych i małych projektów, multi- i pojedynczych beneficjentów, a także wszystkich rodzajów działań (RIA, IA, CSA). Komisja Europejska otrzymała 1600 wniosków obejmujących 4000 organizacji, w tym MŚP, podpisując 500 umów na dofinansowanie. Organizacje objęte dofinansowaniem objęły uczelnie wyższe (45%), organizacje prywatne (29%), organizacje badawcze (20%), inne podmioty (4%) oraz organizacje publiczne (2%).
Obecnie prowadzone są rozmowy z Europejską Radą ds. Badań Naukowych, dotyczące uruchomienia w ramach Horyzontu Europa pierwszego dużego schematu ERC, wykorzystującego płatności ryczałtowe.
Podkreśla się, że w opinii ekspertów, beneficjentów oraz Krajowych Punktów Kontaktowych ogólna, dotychczasowa ocena zaproponowanego w pilotażu rozwiązania jest pozytywna. Raport z jego oceny dostępny jest pod adresem https://ec.europa.eu/info/news/lump-sum-funding-works-practice-assessment-pilot-horizon-2020-2021-oct-06_en. Wskazano również, że niezależne badanie przeprowadzone na wniosek członków Panelu ds. Przyszłości Nauki i Technologii Parlamentu Europejskiego (STOA) doprowadziło do zbliżonych wniosków.
Pomimo ogólnej pozytywnej oceny rozwiązania podkreślono konieczność wdrażania dalszych działań w kierunku lepszego zrozumienia systemu płatności ryczałtowych, związanych m.in. z obawami beneficjentów dotyczącymi wyższego ryzyka finansowego oraz mniejszej elastyczności w zarządzaniu dotacją, które mogłyby skutkować spadkiem liczby nowych podmiotów zainteresowanych uczestnictwem, czy też mniej ambitnymi propozycjami wniosków, motywowanymi chęcią zmniejszenia ryzyka nieotrzymania płatności.
Główne zasady dotyczące ryczałtu:
1. Ryczałt jest uzgadniany z góry, na podstawie szacunków beneficjenta – kosztorysy są przybliżeniem kosztów rzeczywistych i należy je sporządzać zgodnie z normalnymi praktykami.
2. Harmonogram płatności pozostaje bez zmian (prefinansowanie plus płatność na koniec każdego okresu sprawozdawczego).
3. Wypłata ryczałtu zależy od ukończenia działań, a nie od osiągniętego sukcesu.
4. Plany pracy można zmieniać (te same możliwości poprawek i odstępstw od uzgodnionego planu pracy).
5. Prowadzenie ewidencji, wykluczające obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej. Dokumentacja techniczna pozostaje taka sama, jak dla wszystkich grantów. Podkreślono jednocześnie, że brak obowiązku prowadzenia dokumentacji finansowej na potrzeby grantu nie oznacza, że beneficjent będzie zwolniony ze powyższego oraz innych obowiązków w zakresie dokumentowania, które wynikać mogą z niezależnych od Komisji Europejskiej, krajowych lub wewnętrznych uregulowań organizacji
dotyczących prowadzenia dokumentacji konkursowej.
6. Częściowa płatność realizowana będzie za nieukończony w całości pakiet prac (jeśli na koniec trwania projektu pakiet prac pozostanie niezakończony, a konsorcjum nie było w stanie dokonać zmian w projekcie poprzez poprawki lub odstępstwa, które umożliwią jego ukończenie w uzgodnionym czasie, będzie to stanowić podstawę dla częściowej płatności, zgodnej ze stopniem ukończenia pakietu). Oczekuje się jednocześnie, że w ramach projektów zakończone zostaną wszystkie pakiety prac.
7. Brak kontroli finansowych, przeglądów i audytów dotacji ryczałtowych (podkreśla się, że istnieje możliwość zwiększenia ilości audytów technicznych – nie ma jeszcze w tym zakresie wiążącej decyzji).
Planowane uproszczenia i kolejne kroki:
1. Podwyższenie limitu stron dla wniosków ryczałtowych, ze względu na większą liczbę pakietów prac (Program Prac 2023).
2. Wdrożenie tabeli budżetowej w systemie informatycznym (w przygotowaniu).
3. Stworzenie panelu kosztów osobowych dla ekspertów.
4. Stopniowe wprowadzanie ryczałtowych tematów konkursowych w Programie Horyzont Europa (24 tematy w roku 2022, zwiększona ilość od roku 2023). Ogłoszenia konkursowe będą publikowane na portalu Funding & Tender Opportunities.
5. Wydanie szczegółowych wytycznych zgodnych z nowymi tematami konkursowymi w okresie poprzedzającym ich ogłoszenie (przewidywane w maju 2022 roku).
